management-op-afstand

het managen van een team op afstand

Tips voor het behouden en vergroten van de samenwerking binnen een team.

Ergens bij willen horen en je redelijk veilig voelen. Dat wil elk (werkend) mens, ook als hij alleen achter een beeldscherm zit de hele dag. Als manager is zo’n virtueel team managen op afstand is niet makkelijk. Toch moet het, want de intelligente lock down duurt voort.

Veel mensen vinden het al lastig genoeg om zichzelf te managen wanneer ze thuis aan het werk zijn. Huishoudelijke klusjes, Netflix en social media zijn veel te dichtbij. Laat staan dat je een team van hardwerkende professionals moet managen op afstand. Zeker als je dat nog niet vaak hebt gedaan, is het team managen op afstand een echte ‘uitdaging’ voor veel managers.

Deze uitdaging wordt nog eens versterkt door de onzekerheid waar veel medewerkers mee kampen. Hoe lang hou ik mijn werk nog, wat als ik zelf of iemand in mijn familie besmet blijkt? 

CONCRETE TIPS:

Ik heb inmiddels veel publicaties gelezen over het managen van teams op afstand en heb daaruit concrete en praktisch toepasbare tips gehaald. Als ervaren (interim) manager en coach, heb ik deze tips aangevuld met mijn persoonlijke visie op het samenwerken op afstand en deze deel ik graag met je in de vorm van concrete tips.

1. Heb realistische verwachtingen.
Met elkaar in een ruimte zitten werkt heel anders dan virtueel bijeen via een internetverbinding. Je ziet elkaar niet voortdurend, mensen missen allerlei non-verbale signalen dat iemand wil overleggen of werk wil overdragen. Maar ook een gebaar maken dat ze moeten opschieten, even kort bijsturen, aansporen of een grap maken komt niet echt aan.

Teamleden op afstand van elkaar moeten meer eigen verantwoordelijkheid dragen en vooral krijgen voor hun werk. Niet alleen het hoe, ook het wanneer komt meer bij henzelf te liggen. Als manager zul je dus vertrouwen moeten geven aan jouw teamleden en realistische moeten zijn over de wederzijdse verwachtingen want ook de teamleden moeten jou kunnen vertrouwen en begrijpen wat van hen verwacht wordt.

2. Hou vaker contact met elkaar.
Minstens tweemaal per dag contact hebben met elk teamlid, is mijn advies aan managers op afstand. Normaliter doe je dat met WhatsApp of via FaceTime maar gewoon even bellen is vaak toch het beste en meest persoonlijke contactmoment.

Je kunt ook een dagelijkse groepsbijeenkomst per video inplannen, waarbij de teamleden elkaar zichtbaar kunnen aanmoedigen of ondersteunen. Aanwezigheid is verplicht, en het liefst met zo min mogelijk afleiders. Elke dag begint een ander teamlid. Als manager ben je er natuurlijk altijd bij.

3. Laat collega’s elkaar ondersteunen.
Een team van bijvoorbeeld 6 medewerkers of meer op afstand managen is erg vermoeiend. Vooral omdat je steeds goed moet letten op non-verbale signalen bij iedereen over hoe het gaat.

Daarom raad ik een ‘buddy-systeem’ aan: twee teamleden houden elkaar in de gaten. Zo is er meer onderlinge steun, ook emotioneel. De buddies hebben dagelijks contact, en bespreken onderling hoe het gaat, met het werk, de betrokkenheid en de motivatie. Sommige mensen hebben niet zoveel ervaring met zo’n rol, en dan is begeleiding door een coach handig.

4. Let goed op non-verbale signalen.
Iemands gemoedstoestand is makkelijk af te lezen wanneer je in dezelfde ruimte zit. Als je alleen video hebt, of zelfs dat niet, is het veel lastiger om te weten hoe iemand ‘in de wedstrijd zit’. Let dus goed op allerlei patronen in de uitingen van een teamlid.

Ook geschreven teksten of mailtjes verraden al snel een gemoedstoestand: kortaf, paniekerig of ruim de tijd nemend voor een briefje met begin en einde. Het helpt natuurlijk ook als je weet hoe de ander dat normaliter doet. Een afwijkend patroon kan duiden op een emotionele omslag.

5. Blijf optimistisch.
Optimisme is besmettelijk. Dat geldt ook voor pessimisme, vrees ik. Maar dat is een reden te meer om als leidinggevende zo veel mogelijk positief te blijven over de kansen om hier ongeschonden doorheen te komen. Natuurlijk moet je wel altijd realistisch en eerlijk blijven als manager.

Benadruk het doel en het nut van het werk dat wel hier met z’n allen blijven doen, en probeer de zaak met een grapje of relativerende opmerking het spreekwoordelijke hart onder de riem te steken. Er komt vaak veel positieve denk- en innovatiekracht door vrij!

6. Geef altijd een update, ook als er niets is te melden.
In een crisis is niets zo erg als onzekerheid. Het versterkt de aanwezige angstgevoelens bij veel mensen. Mensen worden wantrouwend, ook tegenover elkaar. Hierdoor loop je het risico dat het team uit elkaar valt.

Daarom moeten leidinggevenden, maar ook teamleden onderling, blijven communiceren. Ook als ze niets nieuws hebben te melden. Herhaal wat je aan het doen bent, wat loopt, wat nog moet, waar je op hoopt. Ook geleerde lessen en onverwachte uitdagingen zijn belangrijk om op afstand met elkaar te blijven delen. Het versterkt de betrokkenheid en het vertrouwen in elkaar, de organisatie en de goede afloop.

7. Hou de mate van stress en betrokkenheid voortdurend in de gaten.
In een crisis is niets zeker, behalve een ding: jij bent er als leidinggevende voor je mensen. Laat dat dagelijks duidelijk aan iedereen blijken. En dat kan met twee eenvoudige vragen: hoe schat je je eigen stressniveau nu in, en hoe gemotiveerd voel je je nu (bij het werk, en eventueel ook betrokken bij het bedrijf). Laat elk teamlid beide vragen scoren op een schaal van 1 tot 10. Doe dat regelmatig bij iedereen, dan heb je gelijk een indicatie van ieders inzetbaarheid tijdens de crisis.

8. Waardeer dat we allemaal ‘gewoon’ mensen zijn
We zijn allemaal sociale wezens, en daarom zijn veiligheid en betrokkenheid twee belangrijke kernwaarden voor iedereen.

Door hier als leidinggevende goed aandacht aan te besteden (begrip te tonen voor angst en onzekerheid) laat je het team niet alleen goed functioneren, maar geef je daarmee impliciet aan dat deze organisatie menselijk gedrag op waarde weet te schatten. Misschien is dat wel de belangrijkste voorwaarde voor optimale prestaties tijdens een crisis, en voor personeelsbehoud met duurzame inzetbaarheid daarna.

Ik hoop dat ik je met de bovenstaande tips heb kunnen inspireren en wellicht kun je deze publicatie ook weer met jouw netwerk delen via onderstaande buttons. Wil je meer weten over de wijze waarop ik jou en/of jouw teamleden als coach kan helpen met het werken op afstand? Neem dan contact met me op.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook

Afspraak maken

06 3197 6336

bereikbaar tussen 09:00 – 18:00

Adres: Westersingel 44, 3014 GT Rotterdam

E-mail: info@confirmacoaching.nl